Wenn ein Service mehrere Teammitglieder hat und der Kunde Keine Präferenz auswählt, muss Cowlendar entscheiden, welches Teammitglied die Buchung erhält. Die Einstellung Zuweisungsstrategie steuert diese Entscheidung.
Du findest diese Einstellung in jedem Service, der teambasierte Verfügbarkeit nutzt. Öffne den Service, gehe zum Bereich Verfügbarkeit und suche das Dropdown Zuweisungsstrategie unter der Liste deiner Teammitglieder.
Es gibt drei Strategien: Round-robin, Wenigste Buchungen und Zufällig. Jede Strategie verteilt Buchungen anders. Die richtige Wahl hängt davon ab, wie dein Geschäft arbeitet.
Round-robin
Round-robin verteilt Buchungen gleichmäßig im Team, indem es direkt im Kalender zwischen verfügbaren Teammitgliedern wechselt.
Wie Round-robin wirklich funktioniert
Round-robin schaut nicht auf frühere Buchungen. Es prüft nicht, wer an der Reihe war oder wer die letzte Buchung erhalten hat. Es macht etwas Einfacheres und Vorhersehbareres.
Es nimmt die Liste der Zeitfenster, die dem Kunden angezeigt werden, zum Beispiel 9:00, 9:30, 10:00 und 10:30, und wechselt dann in Reihenfolge zwischen den verfügbaren Teammitgliedern.
Zeitfenster 1 (9:00) -> Theo
Zeitfenster 2 (9:30) -> Luna
Zeitfenster 3 (10:00) -> Sofia
Zeitfenster 4 (10:30) -> Theo
Zeitfenster 5 (11:00) -> Luna
Zeitfenster 6 (11:30) -> Sofia
Diese Rotation basiert auf den angezeigten Zeitfenstern, nicht auf vorherigen Buchungen. Der Kunde sieht nur das Zeitfenster, das bereits einem Teammitglied zugewiesen wurde. Aus Kundensicht wird einfach eine Uhrzeit gewählt, und Cowlendar weiß bereits, wer die Buchung übernehmen soll.
Was passiert, wenn ein Teammitglied für ein bestimmtes Zeitfenster nicht verfügbar ist?
Dieses Teammitglied wird für dieses Zeitfenster übersprungen. Round-robin wählt nur aus den Teammitgliedern, die zu diesem Zeitpunkt wirklich verfügbar sind.
Wenn um 14:00 zum Beispiel nur Theo und Luna frei sind, weil Sofia dieses Zeitfenster blockiert hat, wechselt die Rotation zwischen Theo und Luna. Sofia erscheint für dieses Zeitfenster nicht als Kandidatin.
Zeitfenster um 14:00 -> Theo (Sofia nicht verfügbar, übersprungen)
Zeitfenster um 14:30 -> Luna (Sofia nicht verfügbar, übersprungen)
Zeitfenster um 15:00 -> Sofia (Sofia ist wieder verfügbar und die Rotation läuft mit 3 Personen weiter)
Wann Round-robin sinnvoll ist
Round-robin funktioniert am besten, wenn deine Teammitglieder denselben Service mit derselben Qualität anbieten und du die Arbeitslast gleichmäßig über den sichtbaren Kalender verteilen möchtest. Es ist die häufigste Wahl für Salons, Kliniken und Beratungsteams, bei denen Kunden keine starke Präferenz für eine bestimmte Person haben.
Wenigste Buchungen
Wenigste Buchungen weist jedes Zeitfenster dem Teammitglied zu, das aktuell die wenigsten bestätigten Buchungen hat. Diese Strategie gleicht die Arbeitslast aktiv anhand echter Buchungsdaten aus, nicht nur anhand einer Zeitfensterrotation.
Wie wenigste Buchungen funktioniert
Wenn ein Kunde den Kalender öffnet und ein Zeitfenster ansieht, prüft Cowlendar, welche verfügbaren Teammitglieder die wenigsten bestehenden Buchungen haben, und weist dieses Zeitfenster der Person mit dem niedrigsten Wert zu.
Wenn Theo diese Woche 12 Buchungen hat, Luna 8 und Sofia 10, weist Cowlendar das nächste verfügbare Zeitfenster Luna zu, weil sie die geringste Auslastung hat.
Wann wenigste Buchungen sinnvoll ist
Wenigste Buchungen ist die beste Wahl, wenn deine Teammitglieder unterschiedliche Zeitpläne oder unterschiedliche Startdaten haben. Wenn eine Person erst mitten in der Woche begonnen hat oder weniger Tage arbeitet, würde Round-robin ihr trotzdem dieselbe Anzahl sichtbarer Zeitfenster zuweisen. Das spiegelt nicht immer das echte Buchungsungleichgewicht wider. Wenigste Buchungen korrigiert das, indem echte Buchungszahlen berücksichtigt werden.
Diese Strategie ist auch nützlich, wenn du verhindern möchtest, dass eine einzelne Person überlastet wird, während andere freie Kapazität haben, unabhängig davon, wie die Zeitfenster im Kalender angezeigt werden.
Zufällig
Zufällig weist jedes Zeitfenster einem zufällig ausgewählten Teammitglied aus der Gruppe der verfügbaren Personen zu. Es gibt keine Rotationslogik und keinen aktiven Ausgleich.
Wie zufällig funktioniert
Für jedes Zeitfenster wählt Cowlendar zufällig ein verfügbares Teammitglied aus. Eine gleichmäßige Verteilung ist nicht garantiert. Eine Person kann drei Zeitfenster hintereinander erhalten, während eine andere eine Weile keines erhält. Bei vielen Buchungen gleicht sich die Verteilung tendenziell aus, aber an einem bestimmten Tag oder in einer bestimmten Woche kann sie ungleichmäßig sein.
Wann zufällig sinnvoll ist
Zufällig ist die einfachste Strategie und funktioniert, wenn du keinen präzisen Ausgleich brauchst. Sie ist eine sinnvolle Standardoption für kleine Teams mit 2 oder 3 Personen, bei denen kleine Unterschiede keine Rolle spielen, oder für Services, bei denen alle Teammitglieder wirklich austauschbar sind und du nur vermeiden möchtest, immer dieselbe Person zuzuweisen.
Die Option Keine Präferenz für Kunden
Die Zuweisungsstrategie gilt nur, wenn der Kunde im Buchungswidget Keine Präferenz auswählt. Wenn der Kunde ein bestimmtes Teammitglied auswählt, zum Beispiel Sofia, wird die Strategie übersprungen und die Buchung geht direkt an diese Person.
Die Option Keine Präferenz wird oben in der Teammitgliederliste im Bereich Verfügbarkeit angezeigt und ist als sichtbar markiert. Wenn du sie ausblendest, müssen Kunden immer ein bestimmtes Teammitglied auswählen und die Zuweisungsstrategie wird nicht verwendet.
FAQ
Kann ich die Zuweisungsstrategie jederzeit ändern?
Ja. Öffne deinen Service, gehe zu Verfügbarkeit und ändere das Dropdown. Die neue Strategie gilt sofort für zukünftige Buchungen. Bestehende Buchungen werden nicht geändert.
Garantiert Round-robin exakt gleich viele Buchungen für alle?
Nein. Round-robin verteilt Zeitfenster gleichmäßig im sichtbaren Kalender, aber wenn Kunden nur bestimmte Tageszeiten buchen oder Teammitglieder unterschiedliche Verfügbarkeitsfenster haben, können manche Personen trotzdem mehr Buchungen erhalten als andere. Wenn eine möglichst gleiche Verteilung wichtig ist, nutze Wenigste Buchungen.
Was passiert, wenn nur ein Teammitglied für ein Zeitfenster verfügbar ist?
Alle drei Strategien verhalten sich gleich. Wenn nur eine Person verfügbar ist, erhält diese Person das Zeitfenster. Es gibt keine Alternative zur Auswahl.
Kann ich unterschiedliche Strategien für unterschiedliche Services verwenden?
Ja. Jeder Service hat seine eigene unabhängige Zuweisungsstrategie. Du kannst zum Beispiel Round-robin für Haarschnitte und wenigste Buchungen für Massagen verwenden.
