Cuando un servicio tiene varios miembros del equipo y el cliente elige Sin preferencia, Cowlendar tiene que decidir qué miembro recibe la reserva. El ajuste Estrategia de asignación controla esa decisión.
Puedes encontrar este ajuste dentro de cualquier servicio que use disponibilidad por equipo. Abre el servicio, ve a la sección Disponibilidad y busca el desplegable Estrategia de asignación debajo de la lista de miembros del equipo.
Hay tres estrategias disponibles: Round-robin, Menos reservas y Aleatorio. Cada una reparte las reservas de una forma distinta. La mejor opción depende de cómo funciona tu negocio.
Round-robin
Round-robin reparte las reservas de forma equilibrada entre tu equipo alternando los miembros disponibles directamente en el calendario.
Cómo funciona realmente Round-robin
Round-robin no revisa las reservas pasadas. No comprueba de quién era el turno ni quién recibió la última reserva. Hace algo más simple y predecible.
Toma la lista de horarios que se muestran al cliente, como 9:00, 9:30, 10:00 y 10:30, y alterna entre los miembros disponibles en orden.
Horario 1 (9:00) -> Theo
Horario 2 (9:30) -> Luna
Horario 3 (10:00) -> Sofia
Horario 4 (10:30) -> Theo
Horario 5 (11:00) -> Luna
Horario 6 (11:30) -> Sofia
Esta rotación se basa en los horarios visibles, no en las reservas anteriores. El cliente solo ve el horario que ya fue asignado a un miembro del equipo. Desde su perspectiva, simplemente elige una hora y Cowlendar ya sabe quién debe atenderla.
Qué pasa si un miembro del equipo no está disponible para un horario especÃfico
Ese miembro se omite para ese horario. Round-robin solo elige entre los miembros que realmente están disponibles en ese momento.
Por ejemplo, si a las 14:00 solo Theo y Luna están libres porque Sofia tiene ese horario bloqueado, la rotación alterna entre Theo y Luna. Sofia no aparece como candidata para ese horario.
Horario a las 14:00 -> Theo (Sofia no disponible, omitida)
Horario a las 14:30 -> Luna (Sofia no disponible, omitida)
Horario a las 15:00 -> Sofia (Sofia vuelve y la rotación continúa con 3 personas)
Cuándo usar Round-robin
Round-robin funciona mejor cuando los miembros de tu equipo ofrecen el mismo servicio con el mismo nivel de calidad y quieres repartir la carga de trabajo de forma equilibrada en el calendario visible. Es la opción más común para salones, clÃnicas y equipos de consultorÃa donde los clientes no tienen una preferencia fuerte por una persona especÃfica.
Menos reservas
Menos reservas asigna cada horario al miembro del equipo que actualmente tiene menos reservas confirmadas. Esta estrategia equilibra activamente la carga de trabajo usando datos reales de reservas, no solo una rotación de horarios.
Cómo funciona menos reservas
Cuando un cliente abre el calendario y mira un horario, Cowlendar revisa qué miembros disponibles tienen menos reservas existentes y asigna ese horario a la persona con el conteo más bajo.
Por ejemplo, si Theo tiene 12 reservas esta semana, Luna tiene 8 y Sofia tiene 10, Cowlendar asigna el siguiente horario disponible a Luna porque tiene la carga más ligera.
Cuándo usar menos reservas
Menos reservas es la mejor opción cuando los miembros de tu equipo tienen horarios diferentes o fechas de inicio diferentes. Si una persona se unió a mitad de semana, o si alguien trabaja menos dÃas, Round-robin todavÃa podrÃa asignarle la misma cantidad de horarios por página visible, lo cual no siempre refleja el desequilibrio real de reservas. Menos reservas corrige esto mirando los conteos reales.
También es útil cuando quieres asegurarte de que nadie quede sobrecargado mientras otras personas están sin reservas, sin importar cómo se muestran los horarios en el calendario.
Aleatorio
Aleatorio asigna cada horario a un miembro elegido al azar dentro del grupo de personas disponibles para ese horario. No hay lógica de rotación ni balanceo activo.
Cómo funciona aleatorio
Para cada horario, Cowlendar elige al azar un miembro disponible. No hay garantÃa de una distribución uniforme. Una persona podrÃa recibir tres horarios seguidos y otra podrÃa no recibir ninguno durante un rato. Con muchas reservas, la distribución tiende a equilibrarse, pero en un dÃa o una semana especÃfica puede quedar desigual.
Cuándo usar aleatorio
Aleatorio es la estrategia más simple y funciona cuando no necesitas un balanceo preciso. Es una opción razonable para equipos pequeños de 2 o 3 personas donde los pequeños desequilibrios no importan, o para servicios donde todos los miembros del equipo son realmente intercambiables y solo quieres evitar asignar siempre a la misma persona.
La opción Sin preferencia para clientes
La estrategia de asignación solo se aplica cuando el cliente elige Sin preferencia en el widget de reservas. Si el cliente elige un miembro especÃfico del equipo, por ejemplo Sofia, la estrategia se omite y la reserva va directamente a esa persona.
La opción Sin preferencia aparece arriba de la lista de miembros del equipo en la sección Disponibilidad y está marcada como visible. Si la ocultas, los clientes siempre tendrán que elegir un miembro especÃfico y la estrategia de asignación no se usará.
FAQ
¿Puedo cambiar la estrategia de asignación en cualquier momento?
SÃ. Abre tu servicio, ve a Disponibilidad y cambia el desplegable. La nueva estrategia se aplica de inmediato a las reservas futuras. Las reservas existentes no cambian.
¿Round-robin garantiza exactamente la misma cantidad de reservas para todos?
No. Round-robin reparte los horarios de forma equilibrada en el calendario visible, pero si los clientes solo reservan ciertas horas del dÃa, o si los miembros del equipo tienen ventanas de disponibilidad distintas, algunas personas pueden terminar con más reservas que otras. Si necesitas una distribución más igualitaria, usa Menos reservas.
¿Qué pasa si solo hay un miembro disponible para un horario?
Las tres estrategias se comportan igual. Si solo una persona está disponible, esa persona recibe el horario. No hay otra alternativa para elegir.
¿Puedo usar estrategias diferentes para servicios diferentes?
SÃ. Cada servicio tiene su propio ajuste independiente de estrategia de asignación. Por ejemplo, podrÃas usar Round-robin para cortes de pelo y menos reservas para masajes.
