Kun palvelulla on useita tiimin jäseniä ja asiakas valitsee Ei toivetta, Cowlendarin täytyy päättää, kuka tiimin jäsen saa varauksen. Asetus Määritysstrategia ohjaa tätä päätöstä.
Löydät tämän asetuksen jokaisesta palvelusta, joka käyttää tiimipohjaista saatavuutta. Avaa palvelu, siirry kohtaan Saatavuus ja etsi Määritysstrategia-valikko tiimin jäsenten luettelon alta.
Valittavana on kolme strategiaa: Round-robin, Vähiten varauksia ja Satunnainen. Jokainen jakaa varaukset eri tavalla. Paras valinta riippuu siitä, miten yrityksesi toimii.
Round-robin
Round-robin jakaa varaukset tiimille tasaisesti vuorottelemalla käytettävissä olevien tiimin jäsenten välillä suoraan kalenterissa.
Miten Round-robin oikeasti toimii
Round-robin ei katso aiempia varauksia. Se ei tarkista, kenen vuoro oli tai kuka sai edellisen varauksen. Se tekee jotain yksinkertaisempaa ja ennustettavampaa.
Se ottaa asiakkaalle näytettävän aikaväliluettelon, kuten 9:00, 9:30, 10:00 ja 10:30, ja vuorottelee käytettävissä olevien tiimin jäsenten välillä järjestyksessä.
Aikaväli 1 (9:00) -> Theo
Aikaväli 2 (9:30) -> Luna
Aikaväli 3 (10:00) -> Sofia
Aikaväli 4 (10:30) -> Theo
Aikaväli 5 (11:00) -> Luna
Aikaväli 6 (11:30) -> Sofia
Tämä vuorottelu perustuu näytettyihin aikaväleihin, ei aiempiin varauksiin. Asiakas näkee vain aikavälin, joka on jo määritetty tiimin jäsenelle. Asiakkaan näkökulmasta hän vain valitsee ajan, ja Cowlendar tietää jo, kenen pitäisi hoitaa varaus.
Mitä tapahtuu, jos tiimin jäsen ei ole käytettävissä tietyssä aikavälissä?
Kyseinen tiimin jäsen ohitetaan siinä aikavälissä. Round-robin valitsee vain niistä jäsenistä, jotka ovat oikeasti käytettävissä sillä hetkellä.
Jos esimerkiksi klo 14:00 vain Theo ja Luna ovat vapaita, koska Sofia on estänyt kyseisen ajan, vuorottelu tapahtuu Theon ja Lunan välillä. Sofia ei näy ehdokkaana kyseiseen aikaväliin.
Aikaväli klo 14:00 -> Theo (Sofia ei käytettävissä, ohitetaan)
Aikaväli klo 14:30 -> Luna (Sofia ei käytettävissä, ohitetaan)
Aikaväli klo 15:00 -> Sofia (Sofia on taas käytettävissä ja vuorottelu jatkuu 3 henkilöllä)
Milloin Round-robinia kannattaa käyttää
Round-robin toimii parhaiten, kun tiimin jäsenet tarjoavat samaa palvelua samalla laatutasolla ja haluat jakaa työkuorman tasaisesti näkyvässä kalenterissa. Se on yleisin valinta salongeille, klinikoille ja konsultointitiimeille, joissa asiakkailla ei yleensä ole vahvaa toivetta tietystä tekijästä.
Vähiten varauksia
Vähiten varauksia määrittää jokaisen aikavälin sille tiimin jäsenelle, jolla on sillä hetkellä vähiten vahvistettuja varauksia. Tämä strategia tasapainottaa työkuormaa todellisten varaustietojen perusteella, ei pelkän aikavälivuorottelun perusteella.
Miten vähiten varauksia toimii
Kun asiakas avaa kalenterin ja katsoo aikaväliä, Cowlendar tarkistaa, millä käytettävissä olevilla tiimin jäsenillä on vähiten olemassa olevia varauksia, ja määrittää aikavälin pienimmän määrän henkilölle.
Jos Theolla on tällä viikolla 12 varausta, Lunalla 8 ja Sofialla 10, Cowlendar määrittää seuraavan vapaan aikavälin Lunalle, koska hänen kuormansa on kevyin.
Milloin vähiten varauksia kannattaa käyttää
Vähiten varauksia on paras valinta, kun tiimin jäsenillä on erilaiset aikataulut tai eri aloituspäivät. Jos joku liittyi tiimiin keskellä viikkoa tai työskentelee vähemmän päiviä, Round-robin voisi silti antaa hänelle saman määrän näkyviä aikavälejä. Tämä ei aina vastaa todellista varausten epätasapainoa. Vähiten varauksia korjaa tämän katsomalla todellisia varausmääriä.
Se on hyödyllinen myös silloin, kun haluat estää yhden henkilön ylikuormittumisen samalla kun muilla on vapaata kapasiteettia, riippumatta siitä, miten aikavälit näkyvät kalenterissa.
Satunnainen
Satunnainen määrittää jokaisen aikavälin satunnaisesti valitulle tiimin jäsenelle niiden joukosta, jotka ovat käytettävissä kyseisenä aikana. Siinä ei ole vuorottelulogiikkaa eikä aktiivista tasapainotusta.
Miten satunnainen toimii
Jokaiselle aikavälille Cowlendar valitsee satunnaisesti yhden käytettävissä olevan tiimin jäsenen. Tasainen jakautuminen ei ole taattu. Yksi henkilö voi saada kolme aikaväliä peräkkäin, ja toinen ei saa hetkeen yhtään. Suurella varausmäärällä jakauma yleensä tasoittuu, mutta yksittäisenä päivänä tai viikkona se voi olla epätasainen.
Milloin satunnaista kannattaa käyttää
Satunnainen on yksinkertaisin strategia ja toimii, kun et tarvitse tarkkaa tasapainotusta. Se on järkevä oletus pienille 2 tai 3 henkilön tiimeille, joissa pienillä eroilla ei ole merkitystä, tai palveluille, joissa kaikki tiimin jäsenet ovat aidosti keskenään vaihdettavia ja haluat vain välttää saman henkilön valitsemista aina.
Ei toivetta -vaihtoehto asiakkaille
Määritysstrategiaa käytetään vain, kun asiakas valitsee varauswidgetissä Ei toivetta. Jos asiakas valitsee tietyn tiimin jäsenen, esimerkiksi Sofian, strategia ohitetaan ja varaus menee suoraan kyseiselle henkilölle.
Vaihtoehto Ei toivetta näkyy tiimin jäsenten luettelon yläosassa Saatavuus-osiossa ja se on merkitty näkyväksi. Jos piilotat sen, asiakkaiden täytyy aina valita tietty tiimin jäsen eikä määritysstrategiaa käytetä.
FAQ
Voinko vaihtaa määritysstrategiaa milloin tahansa?
Kyllä. Avaa palvelu, siirry Saatavuus-kohtaan ja vaihda valikkoa. Uusi strategia koskee heti tulevia varauksia. Olemassa olevat varaukset eivät muutu.
Takaako Round-robin täsmälleen saman määrän varauksia kaikille?
Ei. Round-robin jakaa aikavälit tasaisesti näkyvässä kalenterissa, mutta jos asiakkaat varaavat vain tiettyjä kellonaikoja tai tiimin jäsenillä on erilaiset saatavuusikkunat, jotkut voivat silti saada enemmän varauksia kuin toiset. Jos mahdollisimman tasainen jako on tärkeää, käytä Vähiten varauksia.
Mitä tapahtuu, jos vain yksi tiimin jäsen on käytettävissä aikavälissä?
Kaikki kolme strategiaa toimivat samalla tavalla. Jos vain yksi henkilö on käytettävissä, hän saa aikavälin. Muuta vaihtoehtoa ei ole.
Voinko käyttää eri strategioita eri palveluissa?
Kyllä. Jokaisella palvelulla on oma itsenäinen määritysstrategiansa. Voit esimerkiksi käyttää Round-robinia hiustenleikkauksiin ja vähiten varauksia hierontoihin.
