Quand un service a plusieurs membres d’équipe et que le client choisit Sans préférence, Cowlendar doit décider qui reçoit la réservation. Le réglage Stratégie d’attribution contrôle cette décision.
Tu peux trouver ce réglage dans tout service qui utilise une disponibilité basée sur l’équipe. Ouvre le service, va dans la section Disponibilité et cherche le menu Stratégie d’attribution sous la liste des membres d’équipe.
Trois stratégies sont disponibles: Round-robin, Moins de réservations et Aléatoire. Chacune répartit les réservations différemment. Le bon choix dépend de la façon dont ton activité fonctionne.
Round-robin
Round-robin répartit les réservations de manière équilibrée dans ton équipe en alternant entre les membres disponibles directement sur le calendrier.
Comment fonctionne vraiment Round-robin
Round-robin ne regarde pas les réservations passées. Il ne vérifie pas à qui c’était le tour ni qui a reçu la dernière réservation. Il fait quelque chose de plus simple et plus prévisible.
Il prend la liste des créneaux affichés au client, comme 9:00, 9:30, 10:00 et 10:30, puis alterne entre les membres disponibles dans l’ordre.
Créneau 1 (9:00) -> Theo
Créneau 2 (9:30) -> Luna
Créneau 3 (10:00) -> Sofia
Créneau 4 (10:30) -> Theo
Créneau 5 (11:00) -> Luna
Créneau 6 (11:30) -> Sofia
Cette rotation est basée sur les créneaux affichés, pas sur les réservations précédentes. Le client voit seulement le créneau déjà attribué à un membre d’équipe. De son point de vue, il choisit simplement une heure, et Cowlendar sait déjà qui doit s’en occuper.
Que se passe-t-il si un membre d’équipe n’est pas disponible pour un créneau précis?
Ce membre est ignoré pour ce créneau. Round-robin choisit seulement parmi les membres réellement disponibles à ce moment-là.
Par exemple, si à 14:00 seuls Theo et Luna sont libres parce que Sofia a ce créneau bloqué, la rotation alterne entre Theo et Luna. Sofia n’apparaît pas comme candidate pour ce créneau.
Créneau à 14:00 -> Theo (Sofia indisponible, ignorée)
Créneau à 14:30 -> Luna (Sofia indisponible, ignorée)
Créneau à 15:00 -> Sofia (Sofia revient et la rotation reprend avec 3 personnes)
Quand utiliser Round-robin
Round-robin fonctionne mieux quand les membres de ton équipe proposent le même service avec le même niveau de qualité et que tu veux répartir la charge de travail de façon équilibrée sur le calendrier visible. C’est le choix le plus courant pour les salons, les cliniques et les équipes de conseil où les clients n’ont pas de préférence forte pour une personne précise.
Moins de réservations
Moins de réservations attribue chaque créneau au membre d’équipe qui a actuellement le moins de réservations confirmées. Cette stratégie équilibre activement la charge de travail avec des données réelles de réservation, pas seulement avec une rotation des créneaux.
Comment fonctionne moins de réservations
Quand un client ouvre le calendrier et regarde un créneau, Cowlendar vérifie quels membres disponibles ont le moins de réservations existantes et attribue ce créneau à la personne avec le compteur le plus bas.
Par exemple, si Theo a 12 réservations cette semaine, Luna en a 8 et Sofia en a 10, Cowlendar attribue le prochain créneau disponible à Luna parce qu’elle a la charge la plus légère.
Quand utiliser moins de réservations
Moins de réservations est le meilleur choix quand les membres de ton équipe ont des horaires différents ou des dates de début différentes. Si une personne a rejoint l’équipe en milieu de semaine, ou si quelqu’un travaille moins de jours, Round-robin pourrait quand même lui attribuer le même nombre de créneaux par page visible, ce qui ne reflète pas toujours le vrai déséquilibre des réservations. Moins de réservations corrige cela en regardant les compteurs réels.
C’est aussi utile quand tu veux éviter qu’une seule personne soit surchargée pendant que d’autres restent disponibles, quelle que soit la façon dont les créneaux sont affichés.
Aléatoire
Aléatoire attribue chaque créneau à un membre choisi au hasard parmi les personnes disponibles pour ce créneau. Il n’y a ni logique de rotation ni équilibrage actif.
Comment fonctionne aléatoire
Pour chaque créneau, Cowlendar choisit au hasard un membre disponible. Il n’y a aucune garantie de répartition uniforme. Une personne peut recevoir trois créneaux d’affilée, et une autre aucun pendant un moment. Sur un grand volume de réservations, la distribution tend à s’équilibrer, mais sur une journée ou une semaine précise elle peut être inégale.
Quand utiliser aléatoire
Aléatoire est la stratégie la plus simple et fonctionne quand tu n’as pas besoin d’un équilibrage précis. C’est un choix raisonnable pour les petites équipes de 2 ou 3 personnes où les petits écarts ne comptent pas, ou pour les services où tous les membres d’équipe sont vraiment interchangeables et où tu veux simplement éviter d’attribuer toujours la même personne.
L’option Sans préférence pour les clients
La stratégie d’attribution s’applique seulement quand le client choisit Sans préférence dans le widget de réservation. Si le client choisit un membre d’équipe précis, par exemple Sofia, la stratégie est ignorée et la réservation va directement à cette personne.
L’option Sans préférence apparaît en haut de la liste des membres d’équipe dans la section Disponibilité et elle est marquée comme visible. Si tu la caches, les clients devront toujours choisir un membre précis et la stratégie d’attribution ne sera pas utilisée.
FAQ
Puis-je changer la stratégie d’attribution à tout moment?
Oui. Ouvre ton service, va dans Disponibilité et change le menu. La nouvelle stratégie s’applique immédiatement aux futures réservations. Les réservations existantes ne changent pas.
Round-robin garantit-il exactement le même nombre de réservations pour tout le monde?
Non. Round-robin répartit les créneaux de manière équilibrée sur le calendrier visible, mais si les clients réservent seulement certaines heures de la journée, ou si les membres d’équipe ont des fenêtres de disponibilité différentes, certaines personnes peuvent recevoir plus de réservations que d’autres. Si une répartition plus égale est importante, utilise Moins de réservations.
Que se passe-t-il si un seul membre d’équipe est disponible pour un créneau?
Les trois stratégies se comportent de la même façon. Si une seule personne est disponible, cette personne reçoit le créneau. Il n’y a pas d’autre option à choisir.
Puis-je utiliser des stratégies différentes pour des services différents?
Oui. Chaque service a son propre réglage indépendant de stratégie d’attribution. Par exemple, tu peux utiliser Round-robin pour les coupes de cheveux et moins de réservations pour les massages.
