Quando un servizio ha più membri del team e il cliente seleziona Nessuna preferenza, Cowlendar deve decidere quale membro riceve la prenotazione. L’impostazione Strategia di assegnazione controlla questa decisione.
Puoi trovare questa impostazione in qualsiasi servizio che usa la disponibilità basata sul team. Apri il servizio, vai alla sezione Disponibilità e cerca il menu Strategia di assegnazione sotto l’elenco dei membri del team.
Puoi scegliere tra tre strategie: Round-robin, Meno prenotazioni e Casuale. Ognuna distribuisce le prenotazioni in modo diverso. La scelta giusta dipende da come funziona la tua attività.
Round-robin
Round-robin distribuisce le prenotazioni in modo equilibrato nel team alternando i membri disponibili direttamente nel calendario.
Come funziona davvero Round-robin
Round-robin non guarda le prenotazioni passate. Non controlla di chi fosse il turno né chi abbia ricevuto l’ultima prenotazione. Fa qualcosa di più semplice e prevedibile.
Prende l’elenco degli orari mostrati al cliente, come 9:00, 9:30, 10:00 e 10:30, poi alterna i membri disponibili in ordine.
Orario 1 (9:00) -> Theo
Orario 2 (9:30) -> Luna
Orario 3 (10:00) -> Sofia
Orario 4 (10:30) -> Theo
Orario 5 (11:00) -> Luna
Orario 6 (11:30) -> Sofia
Questa rotazione si basa sugli orari visualizzati, non sulle prenotazioni precedenti. Il cliente vede solo l’orario che è già stato assegnato a un membro del team. Dal suo punto di vista, sceglie semplicemente un orario e Cowlendar sa già chi deve gestirlo.
Cosa succede se un membro del team non è disponibile per un orario specifico?
Quel membro viene saltato per quell’orario. Round-robin sceglie solo tra i membri che sono davvero disponibili in quel momento.
Per esempio, se alle 14:00 solo Theo e Luna sono liberi perché Sofia ha quell’orario bloccato, la rotazione alterna Theo e Luna. Sofia non appare come candidata per quell’orario.
Orario alle 14:00 -> Theo (Sofia non disponibile, saltata)
Orario alle 14:30 -> Luna (Sofia non disponibile, saltata)
Orario alle 15:00 -> Sofia (Sofia torna disponibile e la rotazione continua con 3 persone)
Quando usare Round-robin
Round-robin funziona meglio quando i membri del team offrono lo stesso servizio con lo stesso livello di qualità e vuoi distribuire il carico di lavoro in modo equilibrato nel calendario visibile. È la scelta più comune per saloni, cliniche e team di consulenza in cui i clienti non hanno una forte preferenza per una persona specifica.
Meno prenotazioni
Meno prenotazioni assegna ogni orario al membro del team che al momento ha il minor numero di prenotazioni confermate. Questa strategia bilancia attivamente il carico di lavoro usando dati reali sulle prenotazioni, non solo una rotazione degli orari.
Come funziona meno prenotazioni
Quando un cliente apre il calendario e guarda un orario, Cowlendar controlla quali membri disponibili hanno meno prenotazioni esistenti e assegna quell’orario alla persona con il conteggio più basso.
Per esempio, se Theo ha 12 prenotazioni questa settimana, Luna ne ha 8 e Sofia ne ha 10, Cowlendar assegna il prossimo orario disponibile a Luna perché ha il carico più leggero.
Quando usare meno prenotazioni
Meno prenotazioni è la scelta migliore quando i membri del team hanno orari diversi o date di inizio diverse. Se una persona si è unita a metà settimana, o se qualcuno lavora meno giorni, Round-robin potrebbe comunque assegnarle lo stesso numero di orari per pagina visibile, senza riflettere il reale squilibrio delle prenotazioni. Meno prenotazioni corregge questo comportamento guardando i conteggi reali.
È utile anche quando vuoi evitare che una sola persona sia sovraccarica mentre altre restano libere, indipendentemente da come gli orari sono disposti nel calendario.
Casuale
Casuale assegna ogni orario a un membro scelto a caso dal gruppo di persone disponibili per quell’orario. Non c’è una logica di rotazione e non c’è un bilanciamento attivo.
Come funziona casuale
Per ogni orario, Cowlendar sceglie a caso un membro disponibile. Non c’è garanzia di una distribuzione uniforme. Una persona potrebbe ricevere tre orari di fila e un’altra nessuno per un po’. Su molte prenotazioni la distribuzione tende a equilibrarsi, ma in un giorno o in una settimana specifica può essere irregolare.
Quando usare casuale
Casuale è la strategia più semplice e funziona quando non hai bisogno di un bilanciamento preciso. È una scelta ragionevole per team piccoli di 2 o 3 persone, dove piccoli squilibri non sono un problema, o per servizi in cui tutti i membri del team sono davvero intercambiabili e vuoi solo evitare di assegnare sempre la stessa persona.
L’opzione Nessuna preferenza per i clienti
La strategia di assegnazione si applica solo quando il cliente seleziona Nessuna preferenza nel widget di prenotazione. Se il cliente sceglie un membro specifico del team, per esempio Sofia, la strategia viene ignorata e la prenotazione va direttamente a quella persona.
L’opzione Nessuna preferenza appare in cima all’elenco dei membri del team nella sezione Disponibilità ed è contrassegnata come visibile. Se la nascondi, i clienti dovranno sempre scegliere un membro specifico e la strategia di assegnazione non verrà usata.
FAQ
Posso cambiare la strategia di assegnazione in qualsiasi momento?
Sì. Apri il servizio, vai su Disponibilità e cambia il menu. La nuova strategia si applica subito alle prenotazioni future. Le prenotazioni esistenti non vengono modificate.
Round-robin garantisce esattamente lo stesso numero di prenotazioni per tutti?
No. Round-robin distribuisce gli orari in modo equilibrato nel calendario visibile, ma se i clienti prenotano solo certe ore del giorno, o se i membri del team hanno finestre di disponibilità diverse, alcune persone possono comunque ricevere più prenotazioni di altre. Se ti serve una distribuzione più uniforme, usa Meno prenotazioni.
Cosa succede se solo un membro del team è disponibile per un orario?
Tutte e tre le strategie si comportano allo stesso modo. Se è disponibile una sola persona, quella persona riceve l’orario. Non c’è un’alternativa da scegliere.
Posso usare strategie diverse per servizi diversi?
Sì. Ogni servizio ha la propria impostazione indipendente per la strategia di assegnazione. Per esempio, puoi usare Round-robin per i tagli di capelli e meno prenotazioni per i massaggi.
