🔀 Comment fonctionnent les stratégies d'attribution d'équipe (Round-robin, Moins de réservations, Aléatoire)

Lorsque qu'un service a plusieurs membres d'équipe et que le client sélectionne Aucune préférence, Cowlendar doit décider quel membre de l'équipe reçoit la réservation. Le paramètre Stratégie d'attribution contrôle cette décision.

Vous pouvez trouver ce paramètre dans n'importe quel service qui utilise la disponibilité par équipe. Ouvrez le service, allez dans la section Disponibilité, et cherchez le menu déroulant Stratégie d'attribution en dessous de votre liste de membres de l'équipe.

Il existe trois stratégies à choisir : Tour par tour, Moins de réservations, et Aléatoire. Chacune répartit les réservations différemment. Le bon choix dépend du mode de fonctionnement de votre entreprise.

Tour par tour

Le tour par tour répartit les réservations uniformément entre votre équipe en alternant entre les membres d'équipe disponibles sur le calendrier lui-même.

Comment fonctionne réellement le tour par tour

Le tour par tour ne regarde pas les réservations passées. Il ne vérifie pas qui était le prochain ou qui a reçu la dernière réservation. Il fait quelque chose de plus simple et prévisible.

Il prend la liste des créneaux horaires affichés au client, tels que 9:00, 9:30, 10:00 et 10:30, puis alterne entre les membres de l'équipe disponibles dans l'ordre.

Créneau 1 (9:00) -> Theo
Créneau 2 (9:30) -> Luna
Créneau 3 (10:00) -> Sofia
Créneau 4 (10:30) -> Theo
Créneau 5 (11:00) -> Luna
Créneau 6 (11:30) -> Sofia

Cette rotation est basée sur les créneaux horaires affichés, et non sur les réservations précédentes. Le client voit uniquement le créneau qui a déjà été attribué à un membre de l'équipe. Du point de vue du client, il choisit simplement un horaire, et Cowlendar sait déjà qui doit s'en occuper.

Que se passe-t-il si un membre de l'équipe n'est pas disponible pour un créneau spécifique ?

Ce membre d'équipe est ignoré pour ce créneau. Le tour par tour choisit uniquement parmi les membres de l'équipe qui sont réellement disponibles à ce moment-là.

Par exemple, si à 14:00, seuls Theo et Luna sont libres car Sofia a ce moment-là bloqué, la rotation alterne entre Theo et Luna. Sofia n'apparaît pas comme candidate pour ce créneau.

Créneau à 14:00 -> Theo (Sofia indisponible, ignorée)
Créneau à 14:30 -> Luna (Sofia indisponible, ignorée)
Créneau à 15:00 -> Sofia (Sofia est de retour, la rotation reprend avec 3 personnes)

Quand utiliser le tour par tour

Le tour par tour fonctionne le mieux lorsque vos membres d'équipe offrent le même service au même niveau de qualité et que vous souhaitez répartir la charge de travail de manière égale sur le calendrier visible. C'est le choix le plus courant pour les salons, cliniques et équipes de consultation où les clients n'ont pas de préférence marquée pour un prestataire.

Moins de réservations

Moins de réservations attribue chaque créneau horaire au membre de l'équipe qui a actuellement le moins de réservations confirmées. Cette stratégie équilibre activement la charge de travail en fonction des données de réservation réelles, et non simplement de la rotation des créneaux.

Comment fonctionne moins de réservations

Lorsque qu’un client ouvre le calendrier et regarde un créneau horaire, Cowlendar vérifie quels membres de l'équipe disponibles ont le moins de réservations existantes et attribue ce créneau à celui qui a le plus faible nombre.

Par exemple, si Theo a 12 réservations cette semaine, Luna 8, et Sofia 10, Cowlendar attribue le prochain créneau disponible à Luna car elle a la charge la plus légère.

Quand utiliser moins de réservations

Moins de réservations est le meilleur choix lorsque vos membres d'équipe ont des horaires différents ou des dates de début différentes. Si un membre de l'équipe a rejoint en milieu de semaine, ou si un autre travaille moins de jours, le tour par tour continuerait à leur attribuer le même nombre de créneaux par page visible, ce qui peut ne pas refléter le déséquilibre réel des réservations. Moins de réservations corrige cela en tenant compte des comptes de réservations réels.

Il est également utile lorsque vous souhaitez vous assurer qu'aucun membre de l'équipe ne soit surchargé pendant que d'autres sont inactifs, peu importe comment les créneaux du calendrier sont affichés.

Aléatoire

L'aléatoire attribue chaque créneau horaire à un membre de l'équipe sélectionné au hasard parmi le groupe de membres de l'équipe disponibles pour ce créneau. Il n'y a pas de logique de rotation et pas d'équilibrage actif.

Comment fonctionne l'aléatoire

Pour chaque créneau horaire, Cowlendar choisit un membre de l'équipe disponible au hasard. Il n'y a aucune garantie de distribution uniforme. Un membre de l'équipe pourrait recevoir trois créneaux d'affilée, tandis qu'un autre pourrait n'en recevoir aucun pendant un certain temps. Sur un grand nombre de réservations, la distribution a tendance à s'équilibrer, mais pour un jour ou une semaine spécifique, cela peut être inégal.

Quand utiliser l'aléatoire

L'aléatoire est la stratégie la plus simple et fonctionne lorsque vous n'avez pas besoin d'un équilibrage précis. C'est un choix par défaut raisonnable pour de petites équipes de 2 ou 3 personnes où de légers déséquilibres n'ont pas d'importance, ou pour des services où tous les membres de l'équipe sont vraiment interchangeables et que vous voulez simplement éviter d'assigner toujours la même personne.

L'option Aucune préférence pour les clients

La stratégie d'attribution ne s'applique que lorsque le client sélectionne Aucune préférence sur le widget de réservation. Si le client choisit un membre d'équipe spécifique, par exemple Sofia, la stratégie d'attribution est ignorée et la réservation va directement à ce membre.

L'option Aucune préférence est affichée en haut de votre liste de membres d'équipe dans la section Disponibilité et est marquée comme visible. Si vous la cachez, les clients devront toujours choisir un membre d'équipe spécifique et la stratégie d'attribution ne sera pas utilisée.

FAQ

Puis-je changer la stratégie d'attribution à tout moment ?
Oui. Ouvrez votre service, allez à Disponibilité, et changez le menu déroulant. La nouvelle stratégie s'applique immédiatement aux réservations futures. Les réservations existantes ne sont pas affectées.

Le tour par tour garantit-il des réservations exactement égales pour tout le monde ?
Non. Le tour par tour répartit les créneaux de manière égale sur le calendrier visible, mais si les clients ne réservent que certains moments de la journée, ou si les membres de l'équipe ont des plages de disponibilité différentes, certains membres de l'équipe peuvent encore finir avec plus de réservations que d'autres. Si une distribution égale est importante, utilisez Moins de réservations à la place.

Que se passe-t-il si un seul membre de l'équipe est disponible pour un créneau horaire ?
Les trois stratégies se comportent de la même manière. Si une seule personne est disponible, cette personne reçoit le créneau. Il n'y a pas d'alternative à choisir.

Puis-je utiliser différentes stratégies pour différents services ?
Oui. Chaque service a son propre paramètre de stratégie d'attribution indépendante. Vous pouvez par exemple utiliser la méthode du tourniquet pour les coupes de cheveux et la méthode des réservations minimum pour les massages.